Tietosuojaseloste Professori Pentti Kaiteran rahaston henkilötietojen käsittelystä 

Kerromme tietosuojaselosteessa, miten käsittelemme henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä:

• sidosryhmärekisteri
  
• evästeet
  

Sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja
Puheenjohtaja Katri Ervamaa: rahasto@penttikaitera.fi
Asiamies Pekka Riuttanen: pekka.riuttanen@oulu.fi
Oulun yliopiston tietosuojavastaava: dpo@oulu.fi

2. Henkilötietojesi käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Palkinnon saajan ehdottaja: Rahaston toiminnan hoitamiseen

Palkinnon saajaksi ehdotettu (kandidaatti): Rahaston toiminnan hoitamiseen, yhteydenpitoon Pentti Kaiteran rahaston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen, sekä tilintarkastukseen.

Palkinnon saaja: Rahaston toiminnan hoitamiseen, rahastosta tiedottamiseen ja yhteiskuntasuhteiden sekä kumppanuuksien hoitoon ja kehittämiseen: yhteydenpitoon Pentti Kaiteran rahaston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen, sekä tilintarkastukseen.

Hankekumppanit, apurahan anojat: Rahaston toiminnan hoitamiseen, rahastosta tiedottamiseen ja yhteiskuntasuhteiden sekä kumppanuuksien hoitoon ja kehittämiseen: yhteydenpitoon Pentti Kaiteran rahaston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen, sekä tilintarkastukseen.

Yhteistyöorganisaatiot: yhteydenpitoon Pentti Kaiteran rahaston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on oikeutettu etu: palkinnon ja apurahan saajien sekä hankekumppaneiden ja yliopiston välillä on merkityksellinen side, joka on syntynyt muun toiminnan, yhteistyön tai lahjoittamisen kautta. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle suhteen hoitamisen ja yhteyden säilyttämisen yliopistoon. 

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Mistä saamme tietosi: 

• Ehdottajat ja apurahan anojat: saamme tietosi sen mukaan mitä kirjoitat hakemuskenttään 
• Kandidaatit ja palkinnon saajat: tietosi on saatu ehdottajalta. Lisätietoja pyydämme suoraan sinulta sekä etsimme julkisista lähteistä. 
• Hankekumppanit ja yhteistyöorganisaatiot: pyydämme tietoja suoraan sinulta sekä etsimme julkisista lähteistä. 

4. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Palkinnon saajan ehdottaja: nimi.

Palkintokandidaatti ja palkinnon saaja: nimi, ehdotusperusteet lomakkeesta, itse antamasi tiedot, julkiset tiedot.

Hankekumppanit ja apurahan anojat: nimi,  sähköposti, puhelinnumero, itse antamasi tiedot, julkiset tiedot.

Organisaatioiden yhteyshenkilöt: nimi, työsähköposti, asema, organisaation osoite, Y-tunnus, toimiala, www-osoite, sosiaalisen median kanavat, yhteyshenkilön ja rekisterinpitäjän välinen viestintä, kategoriat (esim. yhteistyön tapa).

Yllä mainitut ovat esimerkkejä henkilötiedoista, joita käsittelemme. Kaikkia niitä ei kerätä jokaisesta henkilöstä vaan käsittelemämme henkilötiedot riippuvat siitä, millaisissa yhteistyön tavoissa olet mukana.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Palkinnon ehdottajan tiedot säilytetään yhden palkintokierron ajan eli maksimissaan kaksi vuotta. 

Palkinnon ja apurahan saaneitten tiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.

Kandidaattien tiedot säilytetään kolmen palkintokierron ajan eli noin kuusi vuotta tai seitsemän vuotta tilintarkastuksen takia.

Hankekumppaneiden ja yhteistyöorganisaatioiden tiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Sivujen ylläpitäjä on shellit.org, Oulun yliopiston alaisuudessa toimiva Pentti Kaiteran Rahasto.

Henkilötietoja voivat käsitellä ulkopuoliset tahot kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun yritys käsittelee henkilötietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta.

Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lahjoittajien osalta Oulun yliopistolla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa Verohallinnolle tieto TVL 98 a §:ssä vähennyskelpoiseksi säädetyn lahjoituksen antajasta ja määrästä.

7. Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Voit lisäksi pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Edellä mainittuja oikeuksiasi käyttääksesi ja lisätietoja saadaksesi otathan yhteyttä Oulun yliopiston kirjaamoon sähköpostiin: kirjaamo@oulu.fi.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi   

8. Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi.

9. Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojatiedotteessa (ks. kohta 2) on mainittu. pyytäessä tai rekisterinpitäjän niin päättäessä. 

Evästeet

Penttikaitera.fi-sivustolla käytetään evästeitä (eng. cookies) muun muassa sivuston käytön seuraamiseen, analysointiin ja muihin toiminnallisuuksiin. Evästeiden käyttö on mahdollista estää selaimessasi.

Sivuston käytön seurantaan käytämme Googlen Analytics -palvelua. Seurannan tarkoitus on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä ja suosituimmista sisällöistä.

Lisätietoja Googlen evästeistä voit lukea täältä: GOOGLEN EVÄSTEKÄYTÄNTÖ.

Evästetiedot auttavat meitä parantamaan sivustomme toimivuutta ja käytettävyyttä. Lisätietoa evästeistä on VIESTINTÄVIRASTON SIVUILLA.

Voit kontrolloida ja poistaa evästeitä käyttämäsi selaimen asetuksista.